Gestion des achats

La gestion des achats est le processus d'organisation, de planification et de gestion efficace de vos achats. De plus, elle offre la possibilité d'ajouter plusieurs utilisateurs à un compte, ce qui vous permet de déléguer la gestion des achats au sein de votre organisation.

Cela inclut la création d'utilisateurs avec différents rôles (administrateur, approbateur, acheteur) ainsi que, facultativement, l'attribution de budgets et de procédures d'approbation aux acheteurs, ainsi que l'automatisation des approbations et de la budgétisation. L'objectif principal est de présenter de manière rapide et claire les dépenses totales de tous les achats et de simplifier le processus d'approbation et de budgétisation pour vous.

Rôles principaux:

1. 1. Acheteur : les acheteurs peuvent passer des commandes, mais celles-ci doivent éventuellement être approuvées par un utilisateur de niveau supérieur ou passer par un processus d'approbation automatique avant d'être définitivement passées. Ils n'ont pas accès à la création ou à la modification d'adresses ou d'autres informations pertinentes pour l'entreprise et peuvent uniquement consulter leur propre historique de commandes.


2. 2. Approbateur : les comptes des approbateurs ont les mêmes fonctionnalités que les acheteurs, mais ils peuvent également être impliqués dans le processus d'approbation d'autres utilisateurs. Ils n'ont pas accès à la gestion des adresses ou à d'autres informations pertinentes pour l'entreprise.


3. 3. Administrateur : les administrateurs ont tous les droits et fonctionnalités des acheteurs et des approbateurs. Ils peuvent également gérer les adresses, attribuer des budgets et des procédures d'approbation à d'autres utilisateurs, et consulter l'historique des commandes de toute l'équipe.

Rôles secondaires :

1. 1. Gestionnaire d'adresses : ce rôle secondaire, qui peut être combiné avec un rôle principal (acheteur ou approbateur), permet à l'utilisateur de gérer les adresses. Les membres de l'équipe sans ce rôle ne peuvent donc pas créer ni modifier de nouvelles adresses de livraison. Les administrateurs ont ce rôle automatiquement.


2. 2. Supervisor : un supervisor peut voir toutes les commandes d'une organisation, mais ne peut pas approuver ou refuser les commandes. Ce rôle secondaire est principalement utilisé par le département financier qui a besoin d'accéder aux commandes sans être administrateur. Ce rôle est complémentaire, ce qui signifie qu'il peut être ajouté en plus d'un rôle principal (acheteur ou approbateur). Les administrateurs ont ce rôle automatiquement.

Lors de la création du premier compte, vous obtenez automatiquement le rôle d'« administrateur ». À partir de ce compte, vous pouvez envoyer une invitation à d'autres personnes pour rejoindre votre équipe d'achat.

Accédez à votre compte d'administrateur -> Gestion des achats.
Cliquez sur "Créer un membre".

Vous pouvez attribuer un rôle à ces personnes ainsi que, facultativement: définir des budgets et créer des procédures d'approbation. Une fois que votre collègue a accepté l'invitation, il fait partie de votre équipe d'achat et vous pouvez le voir dans votre liste de membres.

La personne envoyant l'invitation devient automatiquement l'administrateur du compte de la personne invitée. Par conséquent, la personne qui envoie l'invitation a tous les droits de visualisation et de modification. Il est important de tenir compte de cela lors de la constitution d'une équipe d'achat afin que la répartition des droits se déroule correctement.

La personne recevant l'invitation se voit attribuer un rôle par l'invitant. Cela peut être le rôle d'acheteur, d'approbateur ou d'administrateur (au même niveau). L'attribution du rôle d'administrateur à la personne invitée ne modifie pas automatiquement le rôle d'administrateur de l'invitant.

Un administrateur ne peut pas modifier son propre rôle, afin d'éviter qu'il ne s'attribue accidentellement un rôle inférieur et n'ait plus accès aux paramètres de rôle. Un autre administrateur peut modifier le rôle.

La fonction "Référence interne" permet aux administrateurs de déterminer, individuellement pour chaque utilisateur, si le champ de la référence interne est obligatoire lors de la passation d'une commande. Si c'est obligatoire, ces membres de l'équipe ne peuvent pas passer de commande sans remplir ce champ. Cela peut être utilisé, par exemple, pour répondre aux procédures internes de l'entreprise, comme l'obligation d'inclure des numéros de bon de commande ou des numéros de commande internes pour la comptabilité.

Seuls les gestionnaires d'adresses (rôle secondaire) et les administrateurs (rôle principal) peuvent créer des adresses de livraison. créer des adresses de livraison et modifier les adresses existantes. Seuls les administrateurs (rôle principal) peuvent déterminer, pour chaque membre de l'équipe, quel utilisateur peut voir et utiliser quelles adresses de livraison. Chaque utilisateur, quelle que soit son rôle, peut toutefois ajouter des contacts à une adresse.

(facultative) La fonctionnalité budgétaire permet aux entreprises de définir des limites de dépenses pour des périodes spécifiques, afin que les coûts restent dans des limites déterminées.

(facultatif) Seul un administrateur peut créer, modifier et supprimer un budget.

(facultatif) Les budgets peuvent être définis pour quatre périodes : Annuelle, Trimestrielle, Mensuelle ou Hebdomadaire.

De plus, l'administrateur peut choisir la date de début du budget pour l'aligner sur son exercice fiscal.

Le budget peut être indicatif ou déclencher une demande de validation en cas de dépassement.

(facultatif) Les budgets sont créés par utilisateur. Accédez à votre compte d'administrateur -> Gestion des achats.

1. Cliquez sur l'utilisateur souhaité, puis sur « Ajouter un budget ».

2. Remplissez les champs et sélectionnez, en fonction de la période choisie, les options supplémentaires éventuelles. Le budget indiqué est hors TVA.

3. Cliquez sur « Créer un budget ».

Options disponibles lors de la création d’un budget :

Ajouter un processus d'approbation : Cette option ajoute un processus d'approbation, ce qui signifie que les commandes ne peuvent être passées qu'après validation. Cette option est toujours disponible, quelle que soit la période choisie.

Définir un budget différent par période : Cette option permet de définir des budgets spécifiques pour différentes périodes. Elle est disponible pour les périodes "mensuelle" et "trimestrielle".

Reporter le budget restant : Lorsque cette option est activée, le budget non utilisé est automatiquement reporté à la période suivante. Elle est disponible pour les périodes "mensuelle" et "trimestrielle".

Le budget créé est visible sur la page de l'utilisateur. Chaque commande validée est ajoutée au solde du budget déjà dépensé.

(facultatif) Un processus d'approbation est un processus de validation de commande dans lequel les commandes sont examinées et approuvées par un ou plusieurs niveaux de responsabilité au sein d'une organisation.

Cette fonctionnalité garantit que les coûts sont contrôlés et respectent les politiques internes.

(facultatif) Seul un administrateur peut créer, attribuer et supprimer un processus d'approbation.

(facultatif) Actuellement, trois types de processus d'approbation sont disponibles. Si désiré, plusieurs processus d'approbation peuvent être attribués à un utilisateur et combinés.

1. 1. Commandes supérieures à un certain montant : Lorsqu'une commande dépasse un montant spécifié, le processus d'approbation est activé et la commande est envoyée pour validation. Le montant indiqué est hors TVA.
2. 2. Commandes inférieures à un certain montant : Lorsqu'une commande est inférieure à un montant prédéfini, le processus d'approbation est activé et la commande est envoyée pour validation. Le montant indiqué est hors TVA.
3. 3. Dépassement de budget : Lorsqu'un budget défini est dépassé, le processus d'approbation est activé et la commande est envoyée pour validation. Cette option peut être configurée lors de la création d'un budget.

(facultative) Accédez à votre compte d'administrateur -> Gestion des achats.
Cliquez sur "Créer un processus d’approbation".

Attribuez des membres et remplissez les champs affichés.

Une fois la configuration faite, cliquer sur ‘enregistrer’ pour voir le processus d’approbation créé

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